Een onderdeel van de werkzaamheden van VideoConcepts Live Productions is het verzorgen van audiovisuele techniek bij presentaties en congressen.
Een belangrijk onderdeel hiervan is vaak een powerpoint of keynote presentatie die door de sprekers wordt gebruikt. Zo werken wij wekelijks met presentaties van MKB tot aan multinationals, van sprekers die voor het eerst voor een groep staan tot sprekers die hun brood ermee verdienen. Hierdoor hebben wij wel wat kennis opgedaan met betrekking tot presentaties. We gaan dit keer niet in op de presentatie van de inhoud, maar geven wij hierbij 10 tips voor een technisch goed lopende presentatie.
1. Aspect Ratio
Uuhh.. wat? Aspect ratio is de verhouding van de hoogte en de breedte van het beeld. Vóór de komst van breedbeeld was de algemene standaard voor schermen en projectoren een 4:3 verhouding, maar met de komst van breedbeeld is dit veranderd naar een 16:9 verhouding. Let daarom op wat de verhouding is van het scherm wat je gebruikt tijdens je presentatie en kijk dan of de te maken presentatie ook hierop ingesteld is. Tegenwoordig is een 16:9 verhouding wel redelijk standaard. Gek genoeg is de standaard bij powerpoint en keynote vaak nog ingesteld op de oude 4:3 verhouding. Een presentatie met zwarte balken aan de zijkant is niet wat we willen, toch?
2. Een presenter
Een presenter is een afstandsbediening waarmee je de presentatie kan bedienen. Hiermee kan je naar de volgende of naar de vorige slide. Ook zit er vaak een laserpointer in, waardoor je ook dingen kunt aanwijzen. Dit geeft de vrijheid om lekker je verhaal te kunnen doen, zonder elke keer weg te hoeven duiken achter een computer. Er zijn veel verschillende presenters op de markt in verschillende kwaliteiten. Test daarom vooraf wel even het bereik van je presenter (de computer moet soms ergens anders staan als op het podium) en vervang uit voorzorg de batterijen voor een belangrijke presentatie.
3. Presenters-view
In zowel powerpoint als keynote is er een mogelijkheid om een ‘Presenters-view’ aan te zetten. Om dit mogelijk te maken is het belangrijk dat je het scherm of projector met de presentatie uitbreid naar een 2de scherm (Dit kun je instellen bij scherminstellingen-> beeldscherm uitbreiden, schakel synchrone weergave uit) Op deze manier krijg je op je computer een ander scherm te zien. Op dit scherm zie je de slide die het publiek ziet, de volgende slide, kun je aantekeningen maken en zie je de verstreken tijd. Ook sta je op deze manier als spreker nooit met je rug naar je publiek toe.
4. Huisstijl
Dit is de visuele identiteit van je bedrijf. Dit komt terug in je website, briefpapier e.d. dus waarom dan een standaard presentatie gebruiken? Vraag jullie vormgever eens een paar goede basis slides te maken (zowel in 16:9 als in 4:3). Op deze manier past het altijd goed binnen de stijl van het bedrijf en ziet het er altijd gelikt uit!
5. Basis slides
Begin je presentatie altijd met een goede basis-slide, op deze slide zet je bijvoorbeeld je logo, de naam of datum van de bijeenkomst of bijvoorbeeld de naam van de spreker. Dit staat wel zo netjes als het publiek de presentatieruimte binnenkomt. Deze slide kun je tevens ook als laatste slide gebruiken, als het publiek de zaal weer verlaat. Bij langere presentaties is een pauze-slide ook aan te raden. Een leuke variatie kan ook zijn om hier een filmpje of animatie in een ‘loopje’ voor te gebruiken.
6. Gebruik van video’s in je presentatie
Een leuke afwisseling is het gebruiken van video’s in je presentatie, maar dan moet het allemaal wel goed werken! Bij gebruik van video’s is het belangrijk dat je altijd de video’s op je computer hebt staan. Gebruik dus geen link naar YouTube aangezien je dan erg afhankelijk bent van de aanwezige internetverbinding. Het is raadzaam om video’s met MP4-formaat te gebruiken. (met een H.264 codec en AAC-audio). Op deze manier zal het altijd soepel lopen en ziet het er tevens goed uit!
7. Lettertypes
Niets is zo vervelend als een presentatie die op een ‘vreemde’ computer afgespeeld moet worden en er vervolgens niet meer uitziet zoals jij hem gemaakt had. Vaak heeft dit te maken met ontbrekende lettertypes. Hier is een trucje voor, je kunt namelijk de lettertypes opslaan bij je presentatie, bij powerpoint: Bestand->Opties->Opslaan-> Vink hier het vinkje aan ‘Lettertypes bij bestand insluiten’. Helaas is dit bij keynote niet mogelijk.
8. Een hand-out
Een hand-out is een document met aanvullende informatie over een presentatie. De spreker deelt dit uit aan het publiek, bij voorkeur na afloop. Het kan voorkomen dat je je publiek veel te vertellen hebt, maar je die informatie niet allemaal in je presentatie kwijt kunt. Denk hierbij aan cijfermatig inzicht en detailinformatie. In zo’n geval is het verstandig om een hand-out te maken bij je presentatie. Mocht je hand-out een directe kopie zijn van je presentatie, vergeet dan niet een slide te maken met je contactgegevens.
9. De inhoud
We hebben het over wat technische handigheden gehad, maar het aller belangrijkste is toch de presentatie zelf. Hier zijn nog wel 100 tips over te geven. Het belangrijkste is, stop hier even tijd in. Hoe meer er over de presentatie is nagedacht, hoe beter de boodschap overkomt. Heb je nog 20 minuten over? Kijk dan bijvoorbeeld eens naar deze Tedtalk van David JP Phillips over ‘How to avoid death By PowerPoint’ voor wat inspiratie voor een goede presentatie.
10. Het echte werk
Met deze 10 tips weet je al een stuk meer dan de meeste mensen die presentaties geven. Maar dan nog zijn er een hoop valkuilen. VideoConcepts kan je wellicht helpen, je congress of presentatie soepel te laten verlopen. Wij leveren je graag de hardware en de kennis. Denk bijvoorbeeld aan back-up systemen, mocht er 1 computer mee stoppen of haperen. Schermen op het podium als afkijkmonitor voor de spreker met hierop de huidige slide, spreektijden en/of presenters-view. Verschillende presentaties naadloos aan elkaar over laten lopen (ook als de spreker 2 minuten voor aanvang aankomt). En natuurlijk de benodigde audio en schermen zowel LED als projectieschermen.
Mocht je nog vragen hebben over presentaties of bent je benieuwd wat we eventueel voor je kunnen betekenen? Wij horen graag van je!
Succes met de presentatie!